5 tips voor een optimale customer journey voor jouw evenement

Wat is een customer journey specifiek voor evenementen? Dit is de klantreis die deelnemers afleggen: vanaf de eerste keer dat ze in aanraking komen met jouw evenement en besluiten deel te nemen, tot en met het bezoek zelf en de ervaring die daarna volgt. Om zo veel mogelijk impact met jouw evenement te kunnen maken, is het belangrijk om de customer journey van je deelnemers te verlengen en intensiveren. Let er bij de organisatie van jouw evenement daarom op om niet alleen te focussen op de dag zelf, maar juist ook op de beleving voor, tijdens en na het evenement. 

Creëer een buzz 

De fase voorafgaand aan het evenement gebruik ik om een ‘buzz’ te creëren. Je wilt de aandacht van je potentiële deelnemers trekken, ze betrekken bij het onderwerp én ze enthousiasmeren. Gebruik social media en e-mailmarketing om informatie te delen over wat deelnemers kunnen verwachten. Denk aan het delen van een podcast van een van de sprekers of een korte videoboodschap van de directeur of dagvoorzitter. Maar ook een website van het evenement, een (besloten) Facebookpagina of zelfs een speciale app kunnen belangrijke informatiebronnen voor (potentiële) deelnemers zijn. Het verstrekken van informatie over het programma, de locatie en bereikbaarheid mogen in deze fase natuurlijk niet ontbreken.

Betrokkenheid tijdens evenement

Eindelijk is het dan zover: de dag van het evenement. Ook nu is het van belang om je deelnemers de hele dag betrokken te houden: vanaf het gastvrije welkom bij binnenkomst tot en met het moment dat ze hun jas bij de garderobe ophalen en weer vertrekken. Zorg ervoor dat deelnemers de hele dag toegang hebben tot informatie over de sprekers, het programma en de sponsors. Dat kan digitaal, bijvoorbeeld via tv-schermen of een QR-code die men kan scannen, maar ook via een mooi vormgegeven programmaboekje dat ze bij binnenkomst ontvangen. Ook zie ik in de praktijk dat het goed werkt om interactieve sessies aan te bieden. Zorg na actieve aandacht van de deelnemers ook voor een stukje ontspanning. Bijvoorbeeld in de vorm van muziek of een fotobooth. 

Netwerken en verbinden

Een evenement is niet alleen een plek om te leren, maar ook om te netwerken en verbinden. Biedt daarom voldoende mogelijkheden voor deelnemers om elkaar te ontmoeten en te spreken tijdens pauzes. Echter, netwerken gaat niet bij iedereen vanzelf. Daarom kun je speciale netwerksessies organiseren. Zorg er bovendien voor dat deelnemers eenvoudig informatie kunnen uitwisselen, bijvoorbeeld door het aanbieden van een app. Via een forum of chatfunctie kun je deelnemers ook al de mogelijkheid bieden om vooraf online te netwerken, zodat ze tijdens het evenement zelf een fysieke ontmoeting kunnen plannen. 

Follow-up 

Het einde van het evenement betekent niet het einde van de customer journey. Ik adviseer om in contact te blijven met de deelnemers. Stuur bijvoorbeeld een bedankmail, waarin je foto’s, video’s of een aftermovie deelt, om het gevoel van de dag vast te houden. Stuur een korte enquête waarbij je om feedback vraagt om toekomstige evenementen te verbeteren. Blijf deelnemers betrekken bij het onderwerp van het evenement, bijvoorbeeld door het delen van de presentaties van de sprekers. Of biedt ze verdieping door het aanbieden van follow-up evenementen. 

Kracht van social media

Social media is een krachtige tool voor het optimaliseren van de totale customer journey. Om de buzz vooraf te creëren kan je deelnemers bijvoorbeeld de mogelijkheid geven om vragen te stellen die ze tijdens het evenement beantwoord willen krijgen. Roep een herkenbare hashtag in het leven om online optimale vindbaarheid en verbinding te faciliteren. Zorg voor online interactie voor, tijdens en na het evenement met aansprekende inhoud die aanzet tot liken en delen. Dit zal voor verbinding zorgen die ook in de toekomst kan worden benut. Het gebruik van goed beeld of korte, aansprekende video(snippets) of animaties zorgen hierbij voor een optimaal effect. 

Kortom

Door een langere en intensievere customer journey rondom een evenement te creëren zorg je voor grotere impact bij de deelnemers. Zo vergroot je niet alleen hun betrokkenheid, maar ook de kans dat ze terugkomen voor toekomstige evenementen. Succes met het optimaliseren van de customer journey voor jouw event!