DAAN Q&A

Veelgestelde vragen over DAAN lees je hier. Deze Q&A lijst is een zogeheten ‘levende’ lijst. Dat betekent dat de vragen en antwoorden - indien nodig - een update krijgen. Bijvoorbeeld als er nieuwe vragen ontstaan of nieuwe ontwikkelingen en inzichten zijn.

Staat jouw vraag er niet bij? Laat het ons weten en mail naar: daan@beeldengeluid.nl!  

Algemeen

Persoonlijke instellingen

Zoeken en browsen

Bestellen en clearen

Uitlevering materiaal

Instroom materiaal

Overig

Algemeen

Wat is DAAN? 
DAAN is het nieuwe archiefsysteem van Beeld & Geluid, de vervanger van iMMix en ADREM. DAAN is de afkorting van Digitaal Audiovisueel Archief van Nederland en kun je zien als de ‘motor’ van ons media-archief. De mediabranche noemt een systeem als DAAN een Media Asset Management (MAM) systeem, omdat het digitale media assets opslaat, beheert en ontsluit. Denk bij ‘media assets’ aan AV-materiaal, foto’s of digitale gidsen die natuurlijk ook de benodigde metadata bevatten.
DAAN bestaat uit vier onderdelen / websites:

  1. Portal voor Mediaprofessionals, voor zakelijke bestellingen
  2. Portal voor Particulieren, voor particuliere bestellingen
  3. Portal voor Tenancies, voor (media)bedrijven die hun eigen archief willen beheren
  4. DAAN Studio: de interne website waarmee mediamanagers van Beeld & Geluid de instroom van materiaal monitoren en metadata valideren en/of verrijken

Waarom zijn iMMix en ADREM vervangen? 
iMMix en ADREM waren bijna 10 jaar oud en uitontwikkeld. Door de vele functionaliteiten die in de jaren zijn toegevoegd, was iMMix - samen met ADREM - een veelzijdige maar ook zeer complexe applicatie. Het was steeds lastiger en kostbaarder om de huidige prestaties, snelheid en stabiliteit in de toekomst te garanderen. Vandaar dat vervanging van de twee systemen noodzakelijk was.

Kan ik iMMix blijven gebruiken nu DAAN live staat? 
Nee, DAAN heeft de systemen iMMix / ADREM vervangen. Vanwege complexiteit, extra werk en kosten is het niet mogelijk om twee systemen naast elkaar te laten bestaan.

Blijft de dienstverlening van Beeld & Geluid zoals voorheen? 
Ja, want we doen geen concessies aan de kwaliteit van onze dienstverlening. Nagenoeg alle functionaliteiten die ons huidige archiefsysteem bezit, zijn daarom ook in DAAN aanwezig. Daarnaast garanderen we alle afspraken zoals vastgelegd in de dienstverleningsovereenkomsten met onze klanten. Wel worden bepaalde processen met DAAN geautomatiseerd en meer gestroomlijnd. Dit heeft vooral voordelen. Denk aan: meer gebruiksgemak of snellere uitlevering van materiaal.

Kunnen particulieren ook nog steeds archiefmateriaal bestellen? 
Ja, dat is mogelijk. Wel komt er na lancering van de Portal voor Mediaprofessionals een nieuwe Portal voor Particulieren. Deze website blijft bereikbaar via zoeken.beeldengeluid.nl en heeft ook het archiefsysteem DAAN als basis. Qua functionaliteit zal de nieuwe portal anders zijn dan particulieren nu gewend zijn. Hierover wordt de doelgroep geïnformeerd via de website zelf. Op de website staan dan instructies hoe materiaal gezocht en besteld kan worden. Uiteraard is het ook nog steeds mogelijk om bij vragen contact met ons op te nemen. Een grote wijziging die reeds een feit is: we bieden de drager DVD niet langer aan als uitlevermogelijkheid. Particulieren kunnen voortaan alleen digitale bestanden downloaden in uiteenlopende mediaformaten.

Waar vind ik uitleg over DAAN? 
Om iedereen zo goed mogelijk op weg te helpen met DAAN hebben we verschillende documenten waarmee je als (nieuwe) gebruiker zelf wegwijs kunt worden met DAAN zoals een instructievideo en een handleiding
DAAN is een gebruiksvriendelijk systeem waarmee de meeste gebruikers vrij eenvoudig uit de voeten kunnen. Meestal is extra uitleg niet eens nodig. Mocht dat toch gewenst zijn, dan staan wij natuurlijk graag klaar om jouw vraag over DAAN te beantwoorden.
Onze medewerkers hebben alle ins & outs van DAAN zich zoveel mogelijk eigen gemaakt. Zij kunnen je helpen bij vragen over zoeken, viewen, bestellen, downloaden en andere DAAN-gerelateerde onderwerpen.

Wie is de leverancier van DAAN? 
De grootte en schaal van het ICT-project dat de vervanging van ons archiefsysteem behelst, vroeg om een Europese aanbesteding. Deze is gegund aan Vizrt. Dit softwarebedrijf heeft ruime ervaring met de implementatie van MAM-systemen: ongeveer 100 implementaties en 14 jaar ervaring. Vizrt heeft al grote namen in hun portefeuille zoals Al Jazeera, BBC, Fox Sports en CNN. Kijk anders eens op: www.vizrt.com, Viz One is de basis van het nieuwe DAAN archiefsysteem.

Persoonlijke instellingen

Zijn mijn wachtwoord en/of gebruikersnaam veranderd? 
Nee, alle bestaande gebruikersnamen en wachtwoorden blijven intact en kunnen dus ook worden gebruikt om in te loggen in DAAN. Let op: accounts waarop na 1 januari 2015 niet meer is ingelogd, zijn afgesloten. Uiteraard kun je wel een nieuw account aanvragen als je organisatie nog over een aansluiting beschikt. Aan het heractiveren van een account zijn geen kosten verbonden.

Zijn mijn persoonlijke instellingen meegenomen naar DAAN? 
Nee, dat was niet mogelijk. De werking van persoonlijke instellingen is anders en DAAN biedt nieuwe functionaliteiten. Je kunt je persoonlijke voorkeuren zelf configureren binnen jouw profielinstellingen. Deze instellingen worden vervolgens in DAAN onthouden en kunnen eenvoudig tussentijds door jezelf gewijzigd worden.

Kan ik vanuit mijn huis toegang krijgen tot het nieuwe systeem? 
Ja, dit is tegen meerprijs mogelijk. Het benodigde beveiligingsprotocol wordt per gebruiker geactiveerd en is optioneel; de licentiekosten voor dit protocol worden aan aanvrager doorberekend. De beveiliging gebeurt via 2-way authentication.

Zoeken en browsen

Zijn de basisfunctionaliteiten uit iMMix intact gebleven? 
Ja, de functionaliteiten zoals bestellen, licenties afsluiten, favorietenlijsten maken en media afspelen zitten ook in DAAN. Wel hebben ze een nieuw jasje en werken ze dus op een andere manier. Daarnaast nemen we enkele nieuwe functionaliteiten in gebruik. Daarover lees je meer in deze speciale Factsheet over DAAN (pdf).

Is alle relevante metadata uit iMMix ook beschikbaar in DAAN? 
Relevante metadata zoals beschrijvende metadata, rechten informatie, tijdgecodeerde metadata, etc. is uiteraard ook in DAAN doorzoekbaar en te raadplegen. De presentatie van de metadata is echter anders dan je gewend bent in iMMix. Dit geldt ook voor de wijze waarop je de informatie kunt terugvinden.

Zijn mijn favorietenlijsten gemigreerd? 
Nee, dat was helaas niet mogelijk.

Kan ik favorietenlijsten maken in DAAN? 
Ja, het is in DAAN mogelijk om favorietenlijsten op te stellen en te delen. Wel is de werking hiervan anders dan hoe het in iMMix werkt. Selecties kun je per stuk met een andere gebruiker van DAAN delen via een speciale link met tijdcode-selectie.

Bestellen en clearen

Is er iets veranderd in het proces van licentie-afhandeling? 
Ja, maar in positieve zin. Gebruikers van DAAN zullen de licentie-afhandeling als efficiënter en sneller ervaren. Het proces is minder foutgevoelig, de manuele invoer van gegevens is sterk gereduceerd en de facturatie volledig geautomatiseerd. Wel dient elke bestelling en clearing van materiaal voortaan via DAAN te lopen. Alternatieve processen zoals fax, e-mail of Limo worden dus niet (langer) ondersteund. Dit zijn namelijk processen die we niet als geautomatiseerd proces in DAAN kunnen ondersteunen. Daarnaast willen wij als Beeld & Geluid ook de zekerheid bieden dat afgesloten licenties te allen tijde centraal geraadpleegd kunnen worden.

Zijn mijn contracten gemigreerd naar DAAN? 
Ja, alle geaccepteerde (overeengekomen) contracten zijn ook beschikbaar in DAAN. De layout van afgesloten contracten in DAAN ziet er wel anders uit dan in iMMix; de technische werking en inhoud blijft daarentegen volledig intact.

Zijn mijn gevulde winkelwagens gemigreerd naar DAAN? 
Nee, orders die niet zijn afgesloten voor 22 juni 2018 zijn verdwenen.

Uitlevering materiaal

Kan ik zelf een afleverlocatie voor mijn downloads toevoegen? 
Ja, het is mogelijk om een (FTP) server te laten toevoegen. Om de technische werking te garanderen wordt dit op jouw verzoek gedaan door Beeld & Geluid. Voor het toevoegen van een nieuwe FTP server als afleverlocatie worden geen kosten doorberekend. De FTP gegevens die je eerder gebruikte zijn niet meegemigreerd naar DAAN.

Kan ik ook zonder eigen afleverlocatie gebruik maken van de downloadfunctionaliteit in DAAN? 
Ja, dat kan. Beeld & Geluid stelt met DAAN een downloadserver ter beschikking. Dit werkt als volgt:

  • Na het downloaden van het door jou geselecteerde fragment, wordt een tijdelijke link gegenereerd.
  • Middels deze link kun je via je webbrowser de bestelde bestanden binnenhalen.

Instroom materiaal

Verandert er voor mij als depotgever iets wat betreft instroom van materiaal in DAAN? 
Nee, we materiaal stroomt op dezelfde wijze in in DAAN. Mochten er wijzigingen gaan plaatsvinden, dan zal dit ten behoeve van een efficiency-slag zijn. Uiteraard stemmen wij dit dan af met de coördinatoren binnen jouw organisatie.

Overig

Stijgen de abonnements- en downloadkosten door de introductie van DAAN? 
Vooralsnog blijven de kosten gelijk. Mogelijke toekomstige prijswijzigingen staan los van de komst van DAAN.